電源線成文信息管理程序

目的

   確保質量管理體系成文信息的編寫、審批、發放、更改、保管和作廢處于受控狀態，保證成文信息客觀、真實、準確地反映生產和體系活動的過程，使公司所有受控的場合使用的均為相應成文信息的有效版本，為工作的可追溯性及改進體系有效性提供信息。

2. 適用范圍

   本程序適用于公司質量管理體系成文信息電源線（包括文件和記錄）和相關的外來信息（如各種法規、標準、圖紙等）的控制。

3. 職責

3.1  辦公室負責對全公司質量管理體系成文信息的總體控制。 

3.2  生技部及各職能部門負責對與本部門有關的質量管理體系成文信息實施管理。

4.  工作程序

4.1 成文信息的分類

4.1.1 公司的質量管理體系成文信息中的文件包括管理手冊、程序文件、作業指導書類技術文件、圖紙。

4.1.2 公司的質量管理體系成文信息中的記錄包括直接或間接地證明質量體系過程運行的有效性，產品或服務滿足規范及合同要求的全部證據。本公司的記錄包括但不限于：內部審核記錄、管理評審記錄、合同評審記錄、設計和開發記錄、顧客投訴記錄、員工培訓記錄、產品各過程驗證記錄、過程或產品質量的改進記錄、供方的質量記錄等。

4.1.3 質量管理體系相關的外來信息包括各種法律、法規、國家、行業標準、圖紙等。

4.2  成文信息的編號

4.2.1  管理手冊

 Ｑ／CL　 Ｘ ＸＸＸ    ＸＸＸＸ

　　　　　　　　　　　　　　　　　 四位數字文件發布年份

　　　　　　　　　　　　　　　　　 文件發布順序號，為了與體系的其他文件保持一致，特列此三位數，“000”為首發。

                                    第一位數，文件層次區分號，管理手冊為“1”

                                    CL是寧波程隆電器有限公司代碼

                                    Q拼音字符是質量管理體系文件代碼

4.2.2  程序文件

  Ｑ／CL   Ｘ　ＸＸX  　　 ＸＸＸＸ

                                        與1規定相同

                                        按體系過程編排的程序文件順序號

                                        文件層次區分號，程序文件為“2”

                                        與1規定相同

  4.2.3  其它質量體系文件

    Ｑ／CL Ｘ　ＸＸＸ   ＸＸ 

                                     同一程序文件引申出的其他質量文件順序號

                                     按體系過程編排的程序文件順序號

                                     文件層次區分號，其它質量體系文件為“3”

                                     與1規定相同 

4.2.4  記錄

 ＱR　ＸＸＸ       ＸＸ  （Ｘ）

                                     記錄表式修改識別序號

                                     同一程序文件引申出的記錄順序號 

                                     按體系過程編排的程序文件順序號

                                     記錄代號 

上述圖示字碼位置必須占滿，不得省略，如無規定數字可填時，一律填寫“0”，記錄未經修改可以省略表式修改識別序號。

4.3  質量管理體系成文信息的控制

4.3.1 文件的編寫、審核與批準：

     管理手冊和程序文件由辦公室負責組織編寫，相關部門會簽，報總經理批準后，下發各職能部門。技術工藝類文件由生技部編制，其他作業指導書由辦公室組織公司各相關部門進行編寫，由各部門經理審核并批準、交辦公室發布執行。

4.3.2  文件的發放：

a. 文件的發放應由文件批準人對發放范圍進行審批，辦公室負責發放，并保持一份識別文件現行修訂狀態的“受控文件清單”。

b. 辦公室做好文件的發放記錄，填寫“文件發放登記表”，同時接收人應簽字。

c. 辦公室對每份發放文件予以登記，以保證文件使用人員使用的文件是公司有效版本的受控文件。

d. 技術人員應對確認后的產品圖紙或工藝文件實施管理。外發文件由總經理批準，并做好標識，辦公室做相應的發放記錄。

e. 辦公室編制總“受控文件清單”，文件持有部門或持有人編制各自的“受控文件清單”，確保現場使用的文件均為有效版本。

4.3.3  文件的更改：

a. 文件的更改由公司的各級人員根據實施情況提出申請，填寫“文件更改表”。文件的更改應遵循原始審批與更改審批同一人的原則，當人員或部門變動時，該審批的人員或部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

b. 當文件的更改獲得審批后，辦公室應完成相關頁的更改，更改后應反映文件的版本號和修改狀態的變更，變更方法為修改狀態號遞增1（即由0、1、2……依次遞增），當有文件體系變動較大時，該文件需換版，版本號按（A、B、C……）英文大寫字母遞增，辦公室將最新更改頁發到受控文件持有人，收回原頁。

c. 對策劃和運作質量管理體系和為顧客提供產品和服務所需的外來信息如各種法律、法規、國家標準、圖紙等，在使用前經生技部負責人組織評審后批準使用，辦公室填寫“外來文件清單”，辦公室組織每年至少一次對外來文件有效性的識別和控制，并建立文件發放記錄，各級人員必須使用最新版本的外來文件。

4.3.4  文件的保管和管理

a. 公司的體系文件以及各種法律、法規、國家標準等外來文件的原件，由辦公室存檔，其他文件及圖紙由相關部門專人保存，對電腦媒體保存的文件及技術圖紙采用拷貝和密碼進行保護，由有使用權的人進行操作。

b. 文件版本更新后，舊文件應由文件發放部門收回并予以登記。為參考或其他原因需保留的作廢文件由辦公室做好作廢保留文件標識，銷毀文件需經總經理批準。

c. 文件應保持清晰，任何人不得在受控文件中亂涂亂畫，由于工作原因文件破舊而影響使用時，應及時更新。

d. 對于質量管理體系的全部文件，編寫、修改或增加新文件時，其內容需協調一致，不應相互矛盾，文件應層次分明，以利執行。

e. 文件的分類編號：為使質量管理體系文件管理系統化，需對文件進行分類編寫，分類編號見本程序4.2的規定。

4.3.5 文件的評審與更新

    為適應公司持續發展的需要，管理手冊、程序文件應結合公司質量管理體系評審進行評價，必要時予以修訂和完善。若在運行中發現文件不適宜或需進行補充完善時，按文件更改規定進行修改。

4.3.6 記錄的控制

a. 記錄的收集、歸檔及保管由各相關部門指定專人負責并依照“記錄清單”相關內容執行，各項記錄要求清晰、完整、手續齊全。

b. 記錄的保存地應保持干燥通風，并采取適當的防護措施，當證據以電子形式保存時，指定的負責人應注意儲存媒介的保護，防止有關記錄數據的丟失。

c. 需查閱存檔的記錄時，應征得部門負責人的批準方可查閱存檔的記錄。

d. 記錄增刪和更改均應填寫“文件更改表”，增加和更改需附新表式，并報辦公室審核并實施更改，并在“記錄清單”上注明增刪和換版狀態登記。為避免混淆，應在編碼后標明修改狀態，用（1）、（2）、（3）……表示，辦公室將刪除的記錄表式及時從各部門收回統一銷毀，增加和換版表式由辦公室隨更改通知單復印件一起發至各使用部門。

e. 記錄按相關文件規定的期限保存，如無規定則至少保存3年。對超過保存期或需銷毀的記錄，由保存部門自行銷毀。

5. 相關文件      

5.1  Q/CL2610-2017       《風險和機遇的應對措施管理程序》

6. 相關記錄                

6.1  QR750-01       電源線受控文件清單

6.2  QR750-02       電源線文件發放登記表

6.3  QR750-03       電源線文件更改表

6.4  QR750-04       電源線外來文件清單

6.5  QR750-05       電源線記錄清單